Stundenzettel als PDF.
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Die PDF-Vorlage richtig verwenden

Eine PDF-Datei bewahrt das Layout bei der Weitergabe. Die hier angebotenen leeren Dokumente sind zum Ausdrucken und handschriftlichen Ausfüllen gedacht. Öffnen Sie die Datei vor dem Druck vollständig und kontrollieren Sie, ob alle Spalten sichtbar sind. Die Vorlagen sind auf DIN A4 angelegt. Eine feste Skalierung von 100 Prozent ist ein guter Ausgangspunkt; wenn Ihr Drucker größere Ränder benötigt, prüfen Sie die Druckvorschau.

Zum Tippen auf dem Handy ist der Online-Generator meist einfacher als das Bearbeiten einer leeren PDF. Tragen Sie dort Ihre Zeiten ein und wählen Sie „PDF speichern“. Die erzeugte Datei enthält die eingetragenen Daten und berechneten Summen. Sie wird auf Ihrem Gerät erstellt. Das ursprüngliche leere PDF wird dafür nicht auf einen externen Bearbeitungsdienst hochgeladen.

Monat, Woche oder einzelner Arbeitstag

Eine Monatsliste hilft beim monatlichen Abgleich mit der Abrechnung. Die Wochenliste ist für eine häufigere Freigabe gedacht. Der Tagesnachweis eignet sich für einen einzelnen Einsatz oder eine besondere Dokumentation. Ein Name und ein klarer Zeitraum gehören auf jede Fassung, damit ein Ausdruck später nicht falsch zugeordnet wird. Bei mehreren Beschäftigungen verwenden Sie getrennte Nachweise.

Notieren Sie tatsächlich geleistete Zeiten möglichst zeitnah. Die Anwesenheit von 08:00 bis 16:30 Uhr entspricht bei 30 Minuten Pause acht Stunden Arbeit. Bei handschriftlichen Einträgen sollten Sie eine Korrektur lesbar und nachvollziehbar durchführen. Eine nachträglich geänderte Fassung erhält ein Datum und einen Hinweis auf die Berichtigung, statt die alte Angabe unbemerkt zu ersetzen.

PDF oder Online-Generator?

Im Browser können Sie Ihre Einträge vor dem Download prüfen. Ungültige Zeitpaare, zu lange Pausen und sich überschneidende Schichten werden angezeigt. Ein Hinweis auf eine gesetzliche Standardregel ist dabei keine vollständige Prüfung aller Ausnahmen. Besonders bei Jugendlichen, Schichtarbeit, Bereitschaftsdienst oder tariflichen Sonderregelungen müssen die einschlägigen Vorgaben gesondert geprüft werden.

Alle angebotenen Dateien bleiben ohne Benutzerkonto nutzbar. Der Generator überträgt die eingegebenen Arbeitszeiten nicht an unseren Server. Wenn Sie die Datei anschließend in einem Cloud-Programm öffnen oder per E-Mail versenden, erfolgt diese weitere Verarbeitung außerhalb des Generators. Prüfen Sie die betriebliche Freigabe für den verwendeten Speicherort und teilen Sie Arbeitszeitdaten nur mit den vorgesehenen Empfängern.

Vor dem PDF-Druck kontrollieren

Öffnen Sie die gesamte Datei vor dem Ausdrucken. Stimmen Name, Zeitraum und Summen? Sind bei einer Schicht über Mitternacht die Folgetagsangaben enthalten? Enthält eine weitere Seite Bemerkungen, sollte sie gemeinsam mit der Haupttabelle abgegeben werden. Die Druckvorschau zeigt, ob der Drucker die Ränder abschneidet. Ein Foto eines Ausdrucks kann eine praktische eigene Kopie sein, ersetzt aber nicht automatisch eine vorgeschriebene Originalfassung. Wenn Sie mehrere Personen dokumentieren, erstellen Sie getrennte Nachweise statt Namen nachträglich über eine alte Liste zu schreiben. Eine bereits ausgefüllte Beispielwoche muss vor der eigenen Abgabe durch tatsächliche Angaben ersetzt werden.

Zuletzt aktualisiert: 17.10.2026