Zeiterfassung in Excel.
Mit Formeln.

So arbeitet die Excel-Zeiterfassung

Die Arbeitsmappe trennt Datumsangaben, Uhrzeiten und berechnete Stunden. Beginn und Ende sind echte Zeitwerte. Die Pause steht als Minutenzahl daneben. Die Formel für die Arbeitszeit zieht die Pause ab und gibt Dezimalstunden aus. Eine gesonderte Gutschrift kann für bezahlte Abwesenheit vorgesehen werden. Der Saldo ergibt sich aus Arbeit plus Gutschrift minus Soll. Dadurch bleiben die einzelnen Schritte sichtbar.

Bei einer Nachtschicht muss das Ende tatsächlich auf den Folgetag gesetzt werden. In einer ausgefüllten Datei aus dem Generator ist der Zeitwert entsprechend größer als ein Kalendertag. Das Uhrzeitformat zeigt trotzdem die gewohnte Uhrzeit. Lassen Sie diese Tageszuordnung nicht weg, wenn Sie später eine Zeit manuell ändern. Im Zweifel erstellen Sie den Export nach der Korrektur erneut.

Eingaben und Formelzellen unterscheiden

Die Arbeitszeit- und Saldospalten enthalten Formeln, die Sie normalerweise nicht überschreiben sollten. Name, Firma, Zeiten, Pause, Soll und Bemerkungen sind Eingaben. Für eine laufende Woche oder einen konkreten Monat ist der Export aus dem Generator besonders praktisch: Der echte Kalender und die Feiertagsmarkierungen Ihres gewählten Arbeitsorts werden übernommen. Die allgemeinen leeren Downloads benötigen dagegen Ihre eigene Datumszuordnung.

Die Zahlenanzeige verwendet Dezimalstunden. Eine Anzeige von 7,75 entspricht sieben Stunden und 45 Minuten. Wenn Sie die Zahlenformatierung verändern, prüfen Sie, ob Ihr Lohnbüro Dezimalstunden oder Stunden und Minuten erwartet. Eine pauschale Rundung jeder einzelnen Buchung kann sich über einen Monat summieren. Diese Vorlage rechnet mit den eingegebenen Minuten und rundet erst die sichtbare Dezimaldarstellung.

Excel oder Online-Generator?

Im Browser können Sie Ihre Einträge vor dem Download prüfen. Ungültige Zeitpaare, zu lange Pausen und sich überschneidende Schichten werden angezeigt. Ein Hinweis auf eine gesetzliche Standardregel ist dabei keine vollständige Prüfung aller Ausnahmen. Besonders bei Jugendlichen, Schichtarbeit, Bereitschaftsdienst oder tariflichen Sonderregelungen müssen die einschlägigen Vorgaben gesondert geprüft werden.

Alle angebotenen Dateien bleiben ohne Benutzerkonto nutzbar. Der Generator überträgt die eingegebenen Arbeitszeiten nicht an unseren Server. Wenn Sie die Datei anschließend in einem Cloud-Programm öffnen oder per E-Mail versenden, erfolgt diese weitere Verarbeitung außerhalb des Generators. Prüfen Sie die betriebliche Freigabe für den verwendeten Speicherort und teilen Sie Arbeitszeitdaten nur mit den vorgesehenen Empfängern.

Wirklich leere Dateien – mit Formeln für später

Die direkten Monats- und Wochendownloads enthalten freie Datums-, Namens- und Zeitfelder. Es gibt keine festen Jahre, keine vorausgefüllten acht Sollstunden und keine automatische Feiertagsgutschrift. So können Sie die Datei ausdrucken oder am eigenen Rechner bearbeiten. Die Ergebnisformeln bleiben leer, solange keine passenden Angaben vorliegen. Ein Saldo wird erst mit einer eigenen Sollzeit angezeigt.

Für einen konkreten Kalender nutzen Sie den Online-Generator und exportieren anschließend nach Excel. Dort wählen Sie Monat oder Woche und den Arbeitsort. Feiertage werden im Browser markiert; die Datei übernimmt Ihre eingegebenen Daten. Nach einer manuellen Änderung im Tabellenprogramm prüfen Sie Zeitpaare, Nachtwechsel und Pausen selbst: Die Excel-Datei ersetzt die Eingabeprüfung des Online-Generators nicht.

Zuletzt aktualisiert: 17.10.2026