Stundenzettel für Word.
Einfach anpassen.

Word-Vorlagen gezielt anpassen

Die DOCX-Datei enthält eine echte bearbeitbare Tabelle. Öffnen Sie sie in Microsoft Word oder einem kompatiblen Textprogramm. Tragen Sie den Firmennamen, den Namen der beschäftigten Person und den Zeitraum ein. Wenn Sie ein Firmenlogo einfügen, achten Sie darauf, dass die Tabelle nicht unbeabsichtigt auf eine weitere Seite rutscht. Die Druckvorschau ist nach einer Layoutänderung wichtiger als die Bildschirmansicht allein.

Für einen Monat ist die Monatsvorlage vorbereitet, für einen kurzen Einsatz die Wochenfassung. Sie können Bemerkungen ergänzen und den Firmenkopf an Ihre internen Abläufe anpassen. Die Tabellen sind keine automatische Lohnabrechnung. Änderungen an Beginn, Ende oder Pause in Word berechnen die Summen nicht selbstständig neu. Verwenden Sie dafür den Online-Generator oder die Excel-Vorlage.

Bearbeitbarkeit und verbindliche Fassung trennen

Eine bearbeitbare Datei ist hilfreich während der Abstimmung. Für eine bestätigte Abgabe kann eine zusätzliche PDF-Fassung sinnvoll sein. So lässt sich später leichter nachvollziehen, welcher Stand freigegeben wurde. Bewahren Sie die Fassung auf, die dem vereinbarten Prozess entspricht. Ein Dateiname mit Monat und Beschäftigtenzuordnung vermeidet Verwechslungen; sensible Angaben gehören nicht unnötig in einen frei zugänglichen Ordner.

Unterschriftsfelder sind eine organisatorische Hilfe. Ob eine handschriftliche oder elektronische Freigabe benötigt wird, hängt vom konkreten Verfahren und besonderen Vorgaben ab. Eine eingefügte Namenszeile ist nicht automatisch eine qualifizierte elektronische Signatur. Für die allgemeine Arbeitszeiterfassung darf nicht pauschal behauptet werden, jeder Nachweis müsse auf Papier unterschrieben werden.

Word oder Online-Generator?

Im Browser können Sie Ihre Einträge vor dem Download prüfen. Ungültige Zeitpaare, zu lange Pausen und sich überschneidende Schichten werden angezeigt. Ein Hinweis auf eine gesetzliche Standardregel ist dabei keine vollständige Prüfung aller Ausnahmen. Besonders bei Jugendlichen, Schichtarbeit, Bereitschaftsdienst oder tariflichen Sonderregelungen müssen die einschlägigen Vorgaben gesondert geprüft werden.

Alle angebotenen Dateien bleiben ohne Benutzerkonto nutzbar. Der Generator überträgt die eingegebenen Arbeitszeiten nicht an unseren Server. Wenn Sie die Datei anschließend in einem Cloud-Programm öffnen oder per E-Mail versenden, erfolgt diese weitere Verarbeitung außerhalb des Generators. Prüfen Sie die betriebliche Freigabe für den verwendeten Speicherort und teilen Sie Arbeitszeitdaten nur mit den vorgesehenen Empfängern.

Eine Word-Fassung zur Freigabe vorbereiten

Ergänzen Sie zuerst den Firmenkopf und prüfen Sie danach die Seitenumbrüche. Eine zusätzliche Spalte kann die ganze Tabelle verbreitern; ein großes Logo kann die letzte Unterschriftszeile auf eine Folgeseite verschieben. Nutzen Sie deshalb die Druckvorschau nach jeder größeren Änderung. Für die eigentliche Abgabe kann eine zusätzlich gespeicherte PDF-Fassung den bearbeiteten Stand verständlich festhalten. Sie ist dadurch aber nicht automatisch elektronisch signiert oder unveränderlich archiviert. Bei einer späteren Berichtigung sollte klar sein, welche Fassung ersetzt wird. Stimmen Sie außerdem ab, ob der Empfänger eine bearbeitbare DOCX-Datei oder einen festen Ausdruck benötigt.

Zuletzt aktualisiert: 17.10.2026